Gestione fiere
La soluzione completa per la Gestione di manifestazioni fieristiche
MODULO GESTIONE ESPOSITORI
Le principali funzionalità dell’applicazione
proposta, per quanto attiene al modulo Espositori, sono:
1. Gestione anagrafiche degli espositori
Ogni espositore ha una scheda anagrafica
in cui è possibile gestire: i dati di fatturazione, i dati di spedizione
della documentazione, i dati anagrafici da inserire nel catalogo della
manifestazione.
Gli espositori sono caratterizzati per:
- Tipologia espositore: azienda,
associazione, fiera/mostra, stampa di settore, iniziative promozionali,
..
- Categorie merceologiche
- Marchi rappresentati
Gli
espositori sono distinti tra titolari del posteggio, titolari con rappresentate
e rappresentati; a ciascuna categoria corrispondono funzionalità distinte
all’interno dell’applicazione.
L’applicazione permette di gestire la
relazione tra il titolare e i suoi rappresentati.
2. Gestione del ciclo di vita dell’espositore
L’applicazione permette di monitorare
l’intero “ciclo di vita” dell’espositore attraverso una gestione per
status: potenziale, in gestione, acquisito, rinunciatario.
Nell’applicazione vengono archiviate
le schede di partecipazione a tutte le edizioni della manifestazione per
ciascun espositore.
3. Gestione della domanda di ammissione
L’applicazione permette di:
- stampare la domanda di ammissione
pre-compilata dei dati dell’espositore per poter essere inviata;
- registrare la ricezione della domanda
di ammissione e gestione del suo ciclo (ad es. arrivo del pagamento,
sospensione in attesa di informazioni complete).
POSSIBILE INTEGRAZIONE: compilazione
della domanda di ammissione online, sia per nuovi espositori che per espositori
già acquisiti.
4. Gestione delle assegnazioni e delle
notifiche di posteggio
In ciascuna scheda espositore è presente
una sezione dedicata all’assegnazione del posteggio in fiera, indicando
padiglione, salone, stand e metri quadri assegnati. Sulla base di questa
assegnazione, l’applicazione permette di creare, stampare e inviare le
notifiche ufficiali del posteggio all’espositore e all’Ente Fiera ospitante.
In questo modo sarà sempre possibile
ricostruire la storia delle assegnazioni per quel determinato espositore.
5. Visualizzazione di report di controllo
L’applicazione offre la possibilità
di monitorare l’andamento delle principali dimensioni di controllo: andamento
delle vendite dei posteggi in termini di metri quadri venduti con raffronto
sugli anni precedenti, situazione delle domande di ammissione, statistiche
sugli espositori (numerosità, distribuzione geografica, distribuzione merceologica,…).
6. Modulo di contact management
Questo modulo prevede una serie di attività
che permettono di raccogliere le informazioni destrutturate circa il rapporto
intrattenuto dall’Organizzatore con gli espositori.
Il sistema permette di gestire la creazione
di liste di distribuzione utilizzabili dai programmi di posta elettronica
e di spedizione automatica dei fax (fax-server) o di sistemi esterni di
mailing.
7. Modulo di controllo dei pagamenti
Il modulo permette di:
- Calcolare il corrispettivo da versare
per ciascun espositore tenendo conto delle politiche di sconto applicate;
- Registrare i pagamenti degli
espositori (anticipi / saldi);
- Gestire la vendita di servizi accessori
agli espositori (es. pubblicità a catalogo, biglietti di ingresso, posteggi,
..)
8. Scambio dati con fonti esterne
Si possono fin da ora identificare dei
flussi di scambi dati degli espositori con fonti esterne. In particolare:
- Scambi dati con Ente Fieristico
ospitante al fine di creare un collegamento tra le schede espositori del
nostro applicativo e il sistema gestionale dell’Ente Fieristico e agevolare
in questo modo lo scambio di informazioni contabili, amministrative e logistiche.
- Estrazione dei dati degli espositori
per alimentare i cataloghi online (sito web Ente Fieristico, sito web organizzatore,
apps per mobile device,…), i cataloghi cartacei (stampatore, grafico)
o su altri supporti multemediali (cd-rom).
- Estrazione dati a fini statistici.
MODULO GESTIONE VISITATORI
Le principali funzionalità dell’applicazione
proposta, per quanto attiene al modulo Visitatori, sono:
- Gestione dell’anagrafica
per ciascun visitatore, con la possibilità di tenere traccia di tutte le
manifestazioni a cui è stato invitato e di quelle a cui ha effettivamente
partecipato;
- Gestione dell’accreditamento
online di nuovi visitatori;
- Produzione e invio del pre-accreditamento
in formato pdf tramite notifica email;
- Invio di inviti alla partecipazione
per edizioni successive.
POSSIBILE INTEGRAZIONE: procedura
di vendita online (con gestione del pagamento elettronico) dei biglietti
di ingresso.
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